Zweites Anwendungsschreiben zur E-Rechnung
Das Bundesfinanzministerium hat am 15.10.2025 das zweite Anwendungsschreiben zur Einführung der E-Rechnung veröffentlicht. Im Vergleich zu dem am 25.6.2025 bekannt gemachten Entwurf gibt es diverse Erweiterungen und Konkretisierungen an verschiedenen Stellen. Die Neuerungen sollten zeitnah in die Unternehmensprozesse integriert werden.
Die elektronische Rechnung wird für Unternehmen in Deutschland langsam zur neuen Normalität. Mit dem am 15.10.2025 veröffentlichten zweiten Anwendungsschreiben werden die Anforderungen an die Ausstellung und Prüfung von E-Rechnungen weiter konkretisiert. Für Unternehmen ergeben sich daraus wichtige Änderungen, die zu beachten sind. Im Mittelpunkt des Anwendungsschreibens stehen die erweiterten Prüfpflichten für elektronische Rechnungen. Hierbei wird zwischen drei Fehlerklassen, die für die Praxis entscheidend sind, unterschieden:
1. Formatfehler
Ein Formatfehler liegt vor, wenn die Rechnung technisch nicht den vorgeschriebenen Standards entspricht. Das betrifft z. B. fehlerhafte Dateiformate oder eine unvollständige Datenstruktur. Das Anwendungsschreiben spricht hier von unzulässigen „Syntaxen“. Solche Rechnungen gelten nicht als ordnungsgemäße E-Rechnung und können im Übergangszeitraum noch als sog. sonstige Rechnung im elektronischen Format akzeptiert werden, später jedoch nicht mehr. Die Art des Formatfehlers ist dabei unerheblich, denn die Rechnung entspricht nicht mehr der einzuhaltenden europäischen Norm.
2. Geschäftsregelfehler
Geschäftsregelfehler entstehen, wenn die logischen Zusammenhänge innerhalb der Rechnung nicht stimmen. Das kann der Fall sein, wenn Pflichtfelder fehlen oder Angaben widersprüchlich sind, etwa wenn der Steuerbetrag nicht zum angegebenen Steuersatz passt. Besonders relevant sind Fehler, die die steuerlich notwendigen Angaben betreffen, denn sie führen dazu, dass die Rechnung steuerlich nicht anerkannt wird.
3. Inhaltsfehler
Inhaltsfehler betreffen die inhaltliche Richtigkeit der Angaben, z. B. einen falschen Steuersatz oder eine unzutreffende Leistungsbeschreibung. Diese Fehler können auch dann auftreten, wenn die technische Prüfung keine Beanstandung ergibt. Für den Vorsteuerabzug ist die inhaltliche Prüfung daher weiterhin unerlässlich.
Unternehmen sind verpflichtet, eingehende E-Rechnungen sowohl technisch als auch inhaltlich zu prüfen. Die technische Validierung kann mit einer geeigneten Software erfolgen, deren Validierungsberichte aufbewahrt werden sollten. Es sollte zudem darauf geachtet werden, dass die Software die Rechnung, soweit möglich, im Hinblick auf alle drei Fehlerarten prüfen kann. Laut Anwendungsschreiben kann sich ein Unternehmer unter Beachtung der Sorgfaltspflichten eines ordentlichen Kaufmanns auf das technische Ergebnis der Validierung verlassen. Dazu muss die Software jedoch sämtliche relevanten Prüfungspunkte bezüglich der Format- und Geschäftsregelfehler abdecken können.
Die inhaltliche Prüfung bleibt Aufgabe des Unternehmers selbst und kann nicht vollständig durch eine Validierungssoftware automatisiert werden. Die Software hat insoweit lediglich eine unterstützende Funktion für die Prüfung von Rechnungen.
Wer die Prüfungen nicht sorgfältig durchführt, riskiert ausgangsseitig die Ablehnung der Rechnung und eingangsseitig den Verlust des Vorsteuerabzugs. Nicht weniger wichtig ist das korrekte Format der Ausgangsrechnungen, da dies bei Nichteinhaltung ebenfalls zu einem erheblichen Mehraufwand und unangenehmen Rückfragen vonseiten der Kunden (als Leistungsempfänger) führen könnte. Daher sollten auch Ausgangsrechnungen validiert werden, um Risiken der kundenseitigen Beanstandung zu minimieren.
Darüber hinaus müssen alle Pflichtangaben direkt im strukturierten Teil der Rechnung enthalten sein. Verweise auf Anhänge oder externe Dokumente, die insgesamt alle Vorgaben an eine ordnungsgemäße Rechnung erfüllen, sind nicht mehr zulässig. Bei hybriden Rechnungsformaten ist der strukturierte Datenteil maßgeblich.
