1. Grundsätzliche Überlegungen für den Jahreswechsel 2024/2025
Bei der Planung zum Jahreswechsel spielt es eine entscheidende Rolle, ob der Gewinn mit
- einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung,
- einer Bilanz nach Steuerrecht und/oder,
- mit einer Handelsbilanz
ermittelt wird.
Die handelsrechtliche Verpflichtung, eine Bilanz aufzustellen, gilt auch für das Steuerrecht. Das Betriebsvermögen für Zwecke der Besteuerung ist nach den handelsrechtlichen Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung anzusetzen (= Grundsatz der Maßgeblichkeit der Handelsbilanz für die Steuerbilanz). Der Ausweis in der Handelsbilanz ist nur dann für steuerliche Zwecke zu übernehmen, wenn keine eigenständigen steuerlichen Regelungen vorhanden sind, die einen abweichenden Ansatz erforderlich machen.
Im Übrigen ergeben sich die Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten für steuerliche Zwecke aus den Bestimmungen der Abgabenordnung. Steuerlich ist jeder buchführungspflichtig, der nach anderen Gesetzen als den Steuergesetzen buchführungs-pflichtig ist. Darüber hinaus kann ein Unternehmer zur Bilanzie-rung verpflichtet sein, wenn er als Gewerbetreibender eine der folgenden Größenordnungen überschreitet:
- Umsatz mehr als 800.000 € oder
- Gewinn mehr als 80.000 €
Hinweis: Wer nur wegen Überschreitens einer der steuerlichen Grenzwerte bilanzierungspflichtig wird, muss nicht von sich aus von der Einnahmen-Überschuss-Rechnung auf die Bilanzierung umstellen. Er darf vielmehr warten, bis das Finanzamt ihn auffordert. Das Finanzamt darf nicht rückwirkend, sondern frühestens ab dem 1.1. des folgenden Jahres auffordern, eine doppelte Buchführung zu erstellen und zu bilanzieren. Die Buchführungspflicht endet mit Ablauf des Wirtschaftsjahres, das auf das Wirtschaftsjahr folgt, in dem das Finanzamt feststellt, dass keiner der Grenzwerte überschritten worden ist. Bei einem einmaligen Überschreiten der Buchführungsgrenze wird das Finanzamt eine Befreiung von der Buchführungspflicht bewilligen, wenn nicht zu erwarten ist, dass die Grenze in den folgenden Jahren überschritten wird.
2. Rückstellungen
Rückstellungen haben den Sinn und Zweck, Aufwendungen dem Wirtschaftsjahr zuzuordnen, in dem sie entstanden bzw. verursacht worden sind. Dieser Grundsatz gilt sowohl für die Handelsbilanz als auch für die Steuerbilanz. Das HGB bestimmt abschließend, für welche Zwecke eine Rückstellung gebildet werden muss. Nach § 249 müssen Rückstellungen gebildet werden für
- ungewisse Verbindlichkeiten,
- drohende Verluste aus schwebenden Geschäften,
- unterlassene Aufwendungen für Instandhaltungen, welche im folgenden Geschäftsjahr innerhalb von drei Monaten nachgeholt werden,
- Abraumbeseitigung, die im folgenden Geschäftsjahr nachgeholt wird,
- Gewährleistungen, die ohne rechtliche Verpflichtung erbracht werden,
- latente Steuern, die nur in der Handelsbilanz ausgewiesen, aber unabhängig von der Laufzeit nicht abgezinst werden. Beim Ausweis latenter Steuern handelt es sich nicht um Rückstellungen, auch wenn das Ergebnis vergleichbar ist.
So ist z. B. eine Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten für die Verpflichtung des Arbeitgebers zur Gewährung von Altersfreizeit (z. B. von zwei Tagen pro Jahr der Betriebszugehörigkeit) zu bilden, die unter den Bedingungen einer mindestens zehnjährigen Betriebszugehörigkeit des Arbeitsnehmers sowie der Vollendung dessen 60. Lebensjahres steht.
Die Höhe der Rückstellungen in der Steuerbilanz darf mit Ausnahme der Pensionsrückstellungen den zulässigen Ansatz in der Handelsbilanz nicht überschreiten. Für Rückstellungen gilt nach wie vor die Maßgeblichkeit der Handelsbilanz für die Steuerbilanz. Müssen Rückstellungen in der Handelsbilanz zwingend gebildet werden, sind sie auch für die Steuerbilanz zu übernehmen, soweit steuerliche Regelungen dem nicht entgegenstehen. Der Ausweis von Rückstellungen ist nach Steuerrecht in den folgenden Fällen unzulässig oder eingeschränkt.
- Es dürfen keine Rückstellungen gebildet werden für ungewisse Verbindlichkeiten, die nur zu tilgen sind, soweit künftig Gewinne oder Einnahmen anfallen. Eine
- Rückstellung kann also erst gebildet werden, wenn Gewinne oder Einnahmen angefallen sind.
- Die Passivierung von Rückstellungen wegen Verletzung von fremden Schutzrechten ist eingeschränkt.
- Die Bildung von Rückstellungen aus Anlass eines Dienstjubiläums ist eingeschränkt.
- Rückstellungen für drohende Verluste aus schwebenden Geschäften dürfen nicht gebildet werden.
- Es darf keine Rückstellung passiviert werden, wenn die Erfüllung der Verpflichtung dazu führt, dass ein aktivierungspflichtiges Wirtschaftsgut entsteht.
- Rückstellungen für Aufwendungen, die zu den nicht abziehbaren Ausgaben gehören, können zwar gebildet werden. Die Gewinnminderung ist jedoch außerhalb der
- Bilanz wieder hinzuzurechnen (vgl. R 5.7. Abs. 1 Satz 2 EStR zur Gewerbesteuer).
Rückstellungen für Pensionsverpflichtungen müssen in der Handelsbilanz gem. § 249 Abs. 1 Satz 1 HGB als Rückstellungen für ungewisse Verbindlichkeiten passiviert werden. In der Handelsbilanz sind die Pensionsrückstellungen mit dem Erfüllungsbetrag anzusetzen (§ 253 Abs. 1 HGB), während sich die Bildung von Pensionsrückstellungen in der Steuerbilanz ausschließlich nach § 6a EStG richtet.
Die Höhe der Rückstellungen in der Steuerbilanz darf den zulässigen Ansatz in der Handelsbilanz nicht überschreiten. Bei einer Laufzeit von mehr als 12 Monaten ist es in der Regel nicht möglich, die Werte aus der Handelsbilanz unverändert in die Steuerbilanz zu übernehmen, weil
- in der Handelsbilanz die Rückstellung mit dem Erfüllungsbetrag anzusetzen ist und in der Steuerbilanz mit dem Wert zum Bilanzstichtag und
- die Rückstellung handelsrechtlich mit einem anderen Zinssatz abgezinst wird als in der Steuerbilanz.
Handelsrechtlich sind Rückstellungen mit einer Restlaufzeit von mehr als einem Jahr mit dem durchschnittlichen Marktzinssatz der vergangenen 7 Geschäftsjahre entsprechend ihrer Restlauf-zeit abzuzinsen. Die entsprechenden Abzinsungszinssätze werden von der Deutschen Bundesbank ermittelt und veröffent-licht. Steuerrechtlich sind dagegen Rückstellungen für Verpflichtungen mit einem Zinssatz von 5,5% abzuzinsen.l
3. Rechnungsabgrenzung: Keine Bagatellgrenze
Aktive Rechnungsabgrenzungsposten sind auch bei geringfügigen Beträgen zu bilden, weil das Gesetz hier keine Einschränkungen enthält. Somit gibt es keine Rechtfertigung, die Pflicht zur Bildung von Rechnungsabgrenzungsposten auf wesentliche Fälle zu beschränken.
4. Degressive Abschreibung von beweglichen Wirtschaftsgütern
Bewegliche Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens werden gleichmäßig verteilt über die betriebsgewöhnliche Nutzung abgeschrieben (= lineare Abschreibung). Bewegliche Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens, die
- nach dem 31.12.2019 und vor dem 1.1.2023 angeschafft oder hergestellt wurden, können in Höhe des 2,5-fachen der linearen Abschreibung bis maximal 25% und
- nach dem 31.3.2024 und vor dem 1.1.2025 angeschafft oder hergestellt wurden bzw. werden, können in Höhe des 2,0-fachen der linearen Abschreibung bis maximal 20% abgeschrieben werden.
Folgende Verlängerung ist geplant, aber noch nicht entschieden:
Bewegliche Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens, die ab dem 1.1.2025 bis zum 31.12.2029 angeschafft oder hergestellt werden, können in Höhe des 2,5-fachen der linearen Abschreibung bis maximal 25% abgeschrieben werden.
Fazit: Für Wirtschaftsgüter, die ein Unternehmer in den vorgenannten Zeiten anschafft oder herstellt, hat er die Wahl zwischen linearer oder degressiver Abschreibung. Wurde bisher linear abgeschrieben, ist ein nachträglicher Wechsel zur degressiven Abschreibung nicht zulässig. Wurde die degressive Abschreibung gewählt, kann jederzeit zur linearen Abschreibung gewechselt werden. Um das Wirtschaftsgut vollständig abschreiben zu können, muss sogar (spätestens im letzten Jahr der Nutzungsdauer) zur linearen Abschreibung gewechselt werden. Bei Wirtschaftsgütern, bei denen der Unternehmer die degressive Abschreibung wählt, ist es sinnvoll in dem Jahr zur linearen Abschreibung zu wechseln, in dem die lineare Abschreibung vorteilhafter ist. Die lineare Abschreibung ist zu ermitteln, indem der jeweilige Buchwert durch die verbleibende Restlaufzeit (Restnutzungsdauer) geteilt wird.
5. Sofortige Abschreibung von digitalen Wirtschaftsgütern
Bei Wirtschaftsgütern, deren Verwendung oder Nutzung sich erfahrungsgemäß auf mehr als ein Jahr erstreckt, ist der Teil der Anschaffungs- oder Herstellungskosten anzusetzen, der bei gleichmäßiger Verteilung dieser Kosten auf die Gesamtdauer der Verwendung oder Nutzung auf ein Jahr entfällt. Steuerlich wird seit 2021 bei Computerhardware und Software (einschließlich Peripheriegeräten) sowie bei Betriebs- und Anwendersoftware eine betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer von einem Jahr zugrunde gelegt.
Konsequenz: Bei einer betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer von nicht mehr als einem Jahr, handelt es sich um kurzlebige Wirtschaftsgüter, sodass die sogenannte „pro-rata-temporis“ Regelung nicht anwendbar ist, wonach sich im Jahr der Anschaffung oder Herstellung des Wirtschaftsguts der Absetzungsbetrag um jeweils ein Zwölftel für jeden vollen Monat vermindert, der dem Monat der Anschaffung oder Herstellung vorangeht. Das bedeutet, dass seit 2021 die Anschaffungs- oder Herstellungskosten im Jahr der Anschaffung oder Herstellung zu 100% abgeschrieben werden können, unabhängig davon, zu welchem Zeitpunkt die Anschaffung im Laufe eines Jahres erfolgt ist.
Software: Die kürzere Nutzungsdauer gilt steuerlich für alle Arten von Software, also für Standardsoftware, für ERP-Software, Software für Warenwirtschaftssysteme oder sonstige Anwendungssoftware zur Unternehmensverwaltung oder Prozesssteuerung. Bei dieser Software handelt es sich teilweise um besonders aufwendige und teure Produkte, bei denen das Bundesfinanzministerium bisher von einer Nutzungs- und Abschreibungsdauer von mindestens 5 Jahren ausgegangen ist.
Im handelsrechtlichen Jahresabschluss sind sämtliche Vermögensgegenstände mit den Anschaffungs- oder Herstellungskosten abzüglich Abschreibung anzusetzen. Grundsätzlich stimmen Handels- und Steuerrecht in diesem Punkt überein. Allerdings gibt es auch Ausnahmen, z. B. wenn Sonderabschreibungen beansprucht werden, die nur steuerlich zulässig sind. Ähnlich ist auch die rein steuerlich veranlasste Herabsetzung der Nutzungsdauer auf ein Jahr für digitale Wirtschaftsgüter zu sehen. Steuerliche Wertansätze dürfen wegen des Wegfalls der umgekehrten Maßgeblichkeit nicht ohne weiteres in die Handelsbilanz übernommen werden. Handels- und steuerrechtlich müssen daher zumindest bei ERP-Software, Software für Warenwirtschaftssysteme oder sonstige Anwendungssoftware zur Unternehmensverwaltung oder Prozesssteuerung unterschiedliche Nutzungsdauern zugrunde gelegt werden.
Ausweis latenter Steuern in der Handelsbilanz: Latente Steuern entstehen, wenn sich zwischen den handelsrechtlichen und den steuerlichen Wertansätzen Differenzen ergeben, die sich in späteren Geschäftsjahren voraussichtlich abbauen. Ist der handelsrechtliche Jahresüberschuss höher als der steuerliche Gewinn, ist die Steuerbelastung im Verhältnis zum handelsrechtlichen Jahresergebnis zu gering. Konsequenz ist, dass in Zukunft mit steuerlichen Mehrbelastungen zu rechnen ist sodass passive latente Steuern auszuweisen sind.
6. Investitionsabzugsbetrag
Ein Investitionsabzugsbetrag kann nur in Anspruch genommen werden, wenn der Gewinn des laufenden Jahres vor Abzug des Investitionsabzugsbetrags 200.000 € nicht überschreitet. Unternehmer und Freiberufler haben unabhängig von der Rechtsform die Möglichkeit, mithilfe eines Investitionsabzugsbetrags ihre Steuerbelastung zu senken, ohne Geld ausgeben zu müssen. 50% der voraussichtlichen Anschaffungs- und Herstellungskosten von Investitionen, die in den nächsten 3 Jahren geplant sind, können gewinnmindernd berücksichtigt werden. Es sind nur Wirtschaftsgüter begünstigt, die im Jahr der Investition und im Folgejahr ausschließlich oder fast ausschließlich, d.h. zu mindestens 90%, betrieblich genutzt werden. Auch die Vermietung eines Wirtschaftsguts stellt eine betriebliche Nutzung dar und ist somit unschädlich. Der Nutzungsumfang ist nicht wirtschaftsjahrbezogen zu prüfen, sondern für den gesamten Zeitraum zwischen Anschaffung und Ende des Folgejahres. Beim Firmen-PKW kann der Umfang der betrieblichen und außerbetrieblichen PKW-Nutzung nicht nur durch ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nachweisen werden. Zulässig sind auch alle anderen Beweismittel, mit denen der Umfang der betrieblichen Nutzung nachgewiesen bzw. glaubhaft gemacht werden kann.
Voraussetzung ist allein die Absicht, abnutzbare bewegliche (neue oder gebrauchte) Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens anschaffen zu wollen, z. B. Computer, Maschinen, Büromöbel, PKW, usw. Begünstigt sind auch kurzlebige und geringwertige Wirtschaftsgüter und Wirtschaftsgüter, für die ein Sammelposten gebildet wird. Investitionsabzugsbeträge können ohne weitere Angaben geltend gemacht werden. Ein Nachweis oder eine Glaubhaftmachung der Investitionsabsicht ist nicht erforderlich.
Begünstigt sind also
- neue oder gebrauchte abnutzbare bewegliche Wirtschaftsgüter des Anlagevermögen
- mit maximal 50% der voraussichtlichen Anschaffungs- oder Herstellungskosten.
Die Höchstgrenze für die Summe aller Investitionsabzugsbeträge beträgt 200.000 €.
Betriebsvorrichtungen, z. B. eine Hebebühne oder ein Lasten-aufzug, werden steuerlich als bewegliche Wirtschaftsgüter behandelt, auch wenn sie wesentliche Bestandteile eines Grundstücks sind. Immaterielle Wirtschaftsgüter, z. B. Software und Lizenzen, sind keine beweglichen Wirtschaftsgüter.
Ausnahme: Software bis 800 € netto wird als materielles Wirtschaftsgut eingestuft. Jedes Programm ist einzeln für sich zu betrachten, auch wenn der Unternehmer ein Softwarepaket mit mehreren Programmen gekauft hat.
7. Sonderabschreibung
Für bewegliche Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens kann neben der linearen oder degressiven Abschreibung die 40%ige Sonderabschreibung beansprucht werden. Die Sonder-abschreibung, von 40% kann beliebig über einen Begünstigungs-zeitraum von maximal 5 Jahren verteilt werden.
Die Sonderabschreibung wird im Jahr der Anschaffung nicht zeitanteilig gekürzt, sodass auch bei einer Anschaffung im Dezember der volle Betrag der Sonderabschreibung als Betriebsausgabe abgezogen werden kann. Begünstigt sind nur Betriebe, deren Gewinn im Jahr vor der Inanspruchnahme nicht mehr als 200.000 € betragen hat. Beim Investitionsabzugsbetrag ist unter „Gewinn“ der Steuerbilanzgewinn und nicht der steuerliche Gewinn zu verstehen. Eine Korrektur des Steuerbilanzgewinns um außerbilanzielle Positionen (wie z. B. nichtabziehbare Betriebsausgaben oder einkommensteuerfreie Einnahmen im Teileinkünfteverfahren) findet deshalb nicht statt. Bei der Ermittlung der Gewinngrenze von 200.000 € bleiben die Investitionsabzugsbeträge ebenso unberücksichtigt wie eventuelle Hinzurechnungsbeträge.
Bei der Gewinngrenze von 200.000 € kommt es anders als beim Investitionsabzugsbetrag nicht auf das laufende Jahr an, sondern auf das zurückliegende Wirtschaftsjahr. Die 40%ige Sonderabschreibung, die in einem Begünstigungszeitraum von maximal 5 Jahren beansprucht werden kann (bei beliebiger Verteilung), ist handelsrechtlich unzulässig.
Die Sonderabschreibung kann beansprucht werden
- für neue und gebrauchte bewegliche Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens,
- die im Jahr der Anschaffung oder Herstellung und im Folgejahr vermietet werden oder
- in einer inländischen Betriebsstätte (fast) ausschließlich betrieblich genutzt werden.
Ein Wirtschaftsgut wird fast ausschließlich betrieblich genutzt, wenn der private Nutzungsanteil nicht mehr als 10% beträgt. Die ersten beiden Jahre sind entscheidend. Die fast ausschließliche betriebliche Nutzung muss unbedingt in jedem der ersten beiden Jahre vorliegen, also im Jahr der Anschaffung oder Herstellung und im darauffolgenden Wirtschaftsjahr.
Es nutzt nichts, wenn die private Nutzung im 1. Jahr über 10% liegt und diese erst im 2. Jahr auf 10% oder weniger reduziert wird oder die private Nutzung im 1. Jahr nicht mehr als 10% beträgt, aber im 2. Jahr die 10%-Grenze überschreitet.
8. Steuerfreie Rücklagen
Neben dem rücklagenähnlichen Investitionsabzugsbetrag gibt es noch
- die Reinvestitionsrücklage,
- die Zuschussrücklage und
- die Rücklage für Ersatzbeschaffung, die z. B. bei Brand- und Hochwasserschäden interessant ist, wenn der Unternehmer Entschädigungszahlungen erhält, bevor die Neuinvestition erfolgt ist.
Bei der Bildung steuerfreier Rücklagen handelt es sich um spezielle steuerrechtliche Regelungen, sodass sie (mit Ausnahme der Zuschussrücklage) nur in der Steuerbilanz, nicht aber in der Handelsbilanz ausgewiesen werden dürfen. Allerdings ergeben sich in der Handelsbilanz Auswirkungen durch den Ausweis latenter Steuern.
9. Keine Abzinsung für zinslose Verbindlichkeiten
Unverzinsliche Verbindlichkeiten in Geld oder Sachdienstleistungsverpflichtungen sind für Wirtschaftsjahre, die nach dem 31.12.2022 enden, nicht mehr abzuzinsen.
10. Firmenwagen-Besteuerung bei Elektro- und Hybridelektrofahrzeugen
Wird ein Firmenwagen auch privat genutzt, wird dieser Vorteil grundsätzlich mit 1% des inländischen Listenpreises versteuert (sog. Listenpreismethode). Bei Plug-In-Hybridelektrofahrzeu-gen, die nach dem 31.12.2018 angeschafft wurden bzw. werden, ist der Bruttolistenpreis zur Hälfte anzusetzen (sog. 0,5%-Rege-lung), wenn die (rein elektrisch betriebene) Mindestreichweite mindestens 40 km beträgt oder ein maximaler CO2-Ausstoß von 50 g/km vorliegt. Diese Regelung wurde bis zum Jahr 2030 verlängert. Zugleich sind aber auch die technischen Anforderungen erhöht worden. Ab dem Jahr 2022 muss die (rein elektrisch betriebene) Mindestreichweite der geförderten Hybrid-Fahrzeuge 60 km eingehalten werden oder ein maximaler CO2-Ausstoß von 50 g/km gelten. Ab 2025 steigt die Mindestreichweite dann auf 80 km (oder max. CO2-Ausstoß von 50 g/km).
Privatnutzung von reinen Elektrofahrzeugen: 0,5% oder 0,25%-Regelung
Die private Nutzung eines Kraftfahrzeugs, das zu mehr als 50% betrieblich genutzt wird, kann für jeden Kalendermonat mit 1% des inländischen Bruttolistenpreises im Zeitpunkt der Erstzulassung angesetzt werden. Bei reinen Elektrofahrzeugen ist der Bruttolistenpreis mit 25% anzusetzen, wenn der Bruttolistenpreis den Grenzwert von 60.000 € nicht überschreitet. Diese 60.000 €-Grenze gilt ab 2020, auch wenn das Fahrzeug bereits 2019 angeschafft wurde. Bei E-Fahrzeugen, die ab dem 1.1.2024 angeschafft werden, kann die sogenannten 0,25%-Regelung angewendet werden, wenn der Bruttolistenpreis zuzüglich Sonderausstattung nicht mehr als 80.000 € beträgt.
Folgende Änderung ist geplant, aber noch nicht entschieden:
Es ist geplant, den Grenzwert rückwirkend für Anschaffungen ab dem 1.7.2024 von 80.000 € auf 95.000 € zu erhöhen.
Praxis-Beispiel:
Der Unternehmer hat im Januar 2019 einen rein elektrisch betriebenen Firmenwagen erworben. Der Bruttolistenpreis hat 56.000 € betragen. Die private Nutzung nach der 1%-Regelung beträgt somit ab dem Jahr 2020: 56.000 € × 25% = 14.000 € × 1% = 140 € × 12 Monate = 1.680 €
11. Sonderabschreibung für Elektrolieferfahrzeuge
Für die Anschaffung neuer, rein elektrisch betriebener Liefer-fahrzeuge ist eine Sonderabschreibung von 50% eingeführt worden, die nur im Jahr der Anschaffung beansprucht werden kann. Nicht begünstigt ist der Erwerb eines Vorführfahrzeugs.
Die reguläre lineare Abschreibung ist parallel neben der Sonderabschreibung vorzunehmen. In den Folgejahren ist die Abschreibung nach dem Restwert zu ermitteln. Das heißt, der Restwert wird gleichmäßig auf die Restnutzungsdauer verteilt. Das Elektrolieferfahrzeug muss somit zum Anlagevermögen gehören und dazu dienen, betriebliche Einkünfte zu erzielen. Die Regelung ist auf Anschaffungen ab dem 1.1.2020 bis zum 31.12.2030 befristet.
Außerdem ist die Sonderabschreibung auf die Anschaffung neuer betrieblich genutzter „Elektrolieferfahrzeuge“ begrenzt. Begünstigt ist nur der Erwerb eines
- bisher ungenutzten Fahrzeugs,
- das erstmalig zugelassen wird (ausgenommen hiervon sind Tageszulassungen).
Eine Kumulierung mit anderen Sonderabschreibungen oder erhöhten Abschreibungen ist nicht möglich.
Elektrolieferfahrzeuge sind Fahrzeuge der EG-Fahrzeugklassen N1 und N2 mit einer technisch zulässigen Gesamtmasse von maximal 7,5 Tonnen, die ausschließlich durch Elektromotoren angetrieben werden, die ganz oder überwiegend aus mechanischen oder elektrochemischen Energiespeichern oder aus emissionsfrei betriebenen Energiewandlern gespeist werden. Schwere Lastkraftwagen sind somit von der Förderung ausgeschlossen. Die technisch zulässige Gesamtmasse eines Fahrzeugs kann der Zulassungsbescheinigung Teil I (Fahrzeug-schein) entnommen werden (Feld F1).
12. Häusliches Arbeitszimmer bei Selbständigen
Bei einer Tätigkeit, die zuhause ausgeübt wird, gibt es zwei Kategorien, die sich grundlegend unterscheiden. Die Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer können uneingeschränkt als Betriebsausgaben abgezogen werden, wenn es der Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung ist. Eine Auswärtstätigkeit am selben Tag ist unschädlich, wenn der Steuerpflichtige an diesem Tag seine betriebliche oder berufliche Tätigkeit überwiegend in der häuslichen Wohnung ausübt. „Überwiegend“ ist eine zeitliche Bestimmung, d.h. es muss mehr als die Hälfte der tatsächlichen täglichen Arbeitszeit in der häuslichen Wohnung verrichtet werden. Anstelle der tatsächlichen Aufwendungen kann ohne Nachweis ein pauschaler Betrag von 1.260 € als Jahrespauschale geltend gemacht werden.
Liegt kein getrenntes häusliches Arbeitszimmer vor oder ist es nicht der Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung, kann eine Homeoffice-Pauschale von 6 € für jeden Kalendertag (höchstens 1.260 € im Jahr) abgezogen werden. Voraussetzung ist, dass die Tätigkeit überwiegend in der häuslichen Wohnung ausgeübt wird und keine außerhalb der häuslichen Wohnung belegene erste Tätigkeitsstätte aufgesucht wird (1. Alternative); oder dem Steuerpflichtigen darf für die betriebliche oder berufliche Tätigkeit dauerhaft kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht, sodass er seine betriebliche oder berufliche Tätigkeit auch in der häuslichen Wohnung ausüben muss (2. Alternative). Bei der Homeoffice-Pauschale von 6 € für jeden Kalendertag kommt es nicht darauf an, ob dem Steuerpflichtigen ein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht. Die Kalendertage, an denen die Voraussetzungen für die Inanspruchnahme der Tagespauschale erfüllt sind, sind vom Steuerpflichtigen aufzuzeichnen und in geeigneter Form glaubhaft zu machen.
13. Geringwertige Wirtschaftsgüter/Sammelposten
Es handelt sich nur dann um ein geringwertiges Wirtschaftsgut, wenn es beweglich, abnutzbar und selbständig (= für sich allein) nutzbar ist. Außerdem darf der Höchstbetrag von 800 € netto ohne Umsatzsteuer nicht überschritten werden.
Nach der derzeitigen Regelung kann für Wirtschaftsgüter, die mehr als 250 € und nicht mehr als 1.000 € kosten, ein Sammelposten gebildet werden. Das heißt, die in Betracht kommenden Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens können dann zu einem Sammelposten zusammengefasst werden, wenn
- deren Anschaffungs- oder Herstellungskosten netto (also ohne Umsatzsteuer) mehr als 250 €, aber nicht mehr als 1.000 € betragen,
- sie beweglich,
- abnutzbar und
- selbständig (= für sich allein) nutzbar sind.
Dieser Sammelposten muss im Jahr der Bildung und in den folgenden 4 Jahren mit jeweils 1/5 gewinnmindernd aufgelöst werden. Für die Anschaffungen muss für jedes Jahr, in dem die Poolabschreibung angewendet wird, jeweils ein eigener Sammelposten gebildet werden.
Aufzeichnungspflicht: Liegen die Anschaffungskosten über 250 €, müssen die Wirtschaftsgüter in der Buchführung einzeln aufgezeichnet und der Tag der Anschaffung, Herstellung oder Einlage angegeben werden.
14. Geschenke: Freigrenze von 50 €
Unternehmen haben bei Zuwendungen an Nichtarbeitnehmer folgende Ausgangssituation:
- Erfolgt die Zuwendung aus eigenem betrieblichem Interesse, z. B. für Werbezwecke, sind die Kosten als Betriebsausgaben abziehbar (Bewirtungskosten zu 70%), ohne dass sie beim Empfänger versteuert werden.
- Geschenke an Geschäftsfreunde (Nichtarbeitnehmer) darf der Unternehmer nur dann als Betriebsausgaben abziehen, wenn ihr Wert pro Person und Jahr nicht mehr als 50 € (35 € vor dem 1.1.2024) beträgt.
- Die Begrenzung gilt nicht für Geschenke, die ausschließlich betrieblich genutzt werden können.
- Privatgeschenke haben keine steuerlichen Auswirkungen.
Der Beschenkte braucht den Wert des Geschenks nicht als Betriebseinnahme zu erfassen, wenn ihm der Schenker mitgeteilt hat, dass er die Steuer gem. § 37b EStG übernommen hat. Die Besteuerung unterbleibt auch bei Streuwerbeartikeln bis 10 € je Artikel und geringwertigen Warenproben, die nicht als Geschenke einzustufen sind.
Die 50-€-Grenze ist eine Freigrenze. Übersteigen die Anschaf-fungs- oder Herstellungskosten den Betrag von 50 € pro Empfänger und Jahr auch nur geringfügig, entfällt der Betriebsausgabenabzug insgesamt und nicht nur der Betrag, der über 50 € hinausgeht. Die 50-€-Grenze gilt pro Person und Jahr. Empfänger können natürliche und juristische Personen (z. B. eine GmbH) sein. Zuwendungen an Arbeitnehmer der GmbH (z. B. Gesellschafter-Geschäftsführer) sind jedoch nicht automatisch als Zuwendungen an die GmbH anzusehen. Grundsätzlich ist jede Person, mit der ein Unternehmer im Geschäftsleben zu tun hat, als eigenständiger Zuwendungsempfänger anzusehen, z. B.
- der GmbH-Geschäftsführer,
- die Sekretärin,
- der Marketingassistent usw.
Der Unternehmer und sein Ehepartner werden allerdings nach Auffassung der Finanzverwaltung als “ein Empfänger” angesehen.
Hinweis: Wenn der Unternehmer die Geschenkzuwendungen pauschal mit 30% versteuert, gehört auch die pauschale Steuer zu den Zuwendungen. Aber: Bei der Ermittlung des Grenzwerts 50 € wird die pauschale Steuer nicht einbezogen.
15. Besonderheiten bei der Abrechnung von Reisekosten
Bei der Frage, ob es sich um Auswärtstätigkeiten (Reisekosten) oder um Fahrten handelt, bei denen nur die Entfernungspauschale anzusetzen ist, kommt es entscheidend darauf an, ob bei Unternehmern eine erste Betriebsstätte vorhanden ist und wo sie sich befindet. Eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit (= Geschäftsreise) liegt vor, wenn ein Unternehmer außerhalb der eigenen Wohnung und außerhalb seiner ersten Betriebsstätte tätig wird. In diesem Zusammenhang wird das häusliche Arbeitszimmer nicht als Betriebsstätte gewertet, sodass jeweils festgestellt werden muss, ob und ggf. wo der Unternehmer seine erste Betriebsstätte hat.
Hat der Unternehmer mehrere Betriebsstätten, muss immer geprüft werden, welche Betriebsstätte als erste Betriebsstätte zu behandeln ist. Da ein häusliches Arbeitszimmer keine Betriebsstätte in diesem Sinne ist, kann sich die erste Betriebsstätte da befinden, wo der Unternehmer für seinen Auftraggeber dauerhaft tätig wird. Freiberufler und Unternehmer dürfen bei der Nutzung eines Firmenwagens für ihre Fahrten zwischen Wohnung und erster Betriebsstätte nur die Entfernungspauschale geltend machen, sodass der Gewinn um die nicht abziehbaren Aufwendungen erhöht werden muss.
Sucht der Unternehmer mehrere Betriebsstätten auf, ist von einer ersten Betriebsstätte auszugehen, wenn es sich um eine Tätigkeitsstätte handelt, die er typischerweise
- arbeitstäglich oder
- je Woche an zwei vollen Arbeitstagen oder
- mindestens zu einem Drittel der regelmäßigen Arbeitszeit aufsucht.
Treffen diese Kriterien auf mehrere Betriebsstätten zu, ist die Betriebsstätte als erste Betriebsstätte anzusehen, die am nächsten zur Wohnung liegt. Fahrten zu weiter entfernt liegenden Betriebsstätten sind als Auswärtstätigkeiten zu beurteilen.
16. Verpflegungspauschalen
Ertragsteuerlich dürfen nicht die tatsächlichen Verpflegungskosten geltend gemacht werden, sondern nur die gesetzlich festgelegten Pauschalen. Ein Vorsteuerabzug aus diesen Verpflegungspauschalen ist nicht möglich. Die Vorsteuer darf der Unternehmer allerdings aus den tatsächlichen Kosten geltend machen, wenn ihm Rechnungen vorliegen, die den Vorsteuerabzug ermöglichen.
Bei den Verpflegungspauschalen muss zwischen ein- und mehrtägigen Geschäftsreisen unterschieden werden. Bei mehreren auswärtigen Tätigkeiten an einem Tag werden die Abwesenheitszeiten zusammengerechnet. Ergibt die Summe mehr als 8 Stunden, kann eine Verpflegungspauschale von 14 € beansprucht werden.
