Neue Anforderungen an die digitale Buchführung

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff wurden am 14.7.2025 aufgrund verschiedener gesetzlicher Änderungen angepasst.

Das Bundesfinanzministerium hat am 14.7.2025 die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (kurz: GoBD) überarbeitet. Die Änderungen tragen insbesondere der verpflichtenden Einführung der E-Rechnung im Business-to-Business-Bereich Rechnung und stärken die digitale Prüfbarkeit steuerlich relevanter Daten.

1. E-Rechnung im Fokus

Die neuen GoBD stellen klar, dass bei E-Rechnungen künftig ausschließlich der strukturierte Teil (z. B. XML-Datei) relevant für die Archivierung ist. Die visuelle Darstellung (z. B. PDF) ist nicht mehr zwingend aufzubewahren – es sei denn, sie enthält zusätzliche steuerlich relevante Informationen wie beispielsweise Buchungsvermerke.

In der Praxis sollten Archivsysteme so konfiguriert werden, dass strukturierte Datenformate wie ZUGFeRD oder XRechnung revisionssicher gespeichert werden.

2. Maschinelle Auswertbarkeit als Prüfstandard

Die Finanzverwaltung setzt verstärkt auf automatisierte Prüfverfahren. Daher müssen Buchungsbelege künftig maschinenlesbar sein. Unstrukturierte Formate oder manuelle Buchungsvermerke gelten als potenzielle Schwachstellen.

In der Praxis sollten ERP- und Buchhaltungssysteme auf die Fähigkeit zur strukturierten Datenbereitstellung geprüft und ggf. angepasst werden.

3. Erweiterter Datenzugriff für Betriebsprüfer

Die überarbeiteten GoBD erweitern den sog. mittelbaren Datenzugriff. Betriebsprüfer dürfen nun auch Nur-Lese-Zugriff auf maschinell auswertbare Daten erhalten – ein Schritt hin zu mehr Flexibilität

In der Praxis sollten IT-Abteilungen klare Zugriffskonzepte definieren und dokumentieren, um Datenschutz und Revisionssicherheit zu gewährleisten.

4. Archivierung im Originalformat

Dokumente müssen in dem Format archiviert werden, in dem sie empfangen wurden (z. B. XML, PDF, CSV). Formatkonvertierungen sind erlaubt, müssen aber vollständig dokumentiert und nachvollziehbar sein.
In der Praxis sollte die Verfahrensdokumentation um Konvertierungsprozesse ergänzt werden, inkl. technischer Beschreibung und Verantwortlichkeiten.

5. Zahlungsnachweise bei steuerlicher Relevanz

Zahlungsbelege von Zahlungsdienstleistern müssen nur dann archiviert werden, wenn sie als Buchungsbelege dienen oder zur Abgrenzung barer/unbarer Vorgänge erforderlich sind.

In der Praxis ist eine klare Definition in der Buchhaltungsrichtlinie erforderlich, wann Zahlungsbelege steuerlich relevant sind.