GoBD und steuerliche Verfahrensdokumentation
Die Finanzverwaltung konkretisiert in ihren „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) die steuerrechtlichen Anforderungen an rechnungslegungsrelevante IT-Systeme und -Verfahren. Eine wichtige Anforderung – neben der Einhaltung der materiellen Ordnungsmäßigkeitskriterien – ist die Erstellung und laufende Pflege einer Verfahrensdokumentation.
Wir unterstützen Sie umfassend bei der Einhaltung der GoBD. Relevante Prozesse sind häufig die Verarbeitung von Ein- und Ausgangsrechnungen, Verfahren im Bereich der Lohnsteuer, die Bewertung, Zuführung zu und Auflösung von Rückstellungen und der Betrieb elektronischer Registrierkassen.
In GoBD-Projekten führen wir in der Regel einen einführenden Workshop durch, in dem alle Projektbeteiligten in die Thematik eingeführt und die Projektziele definiert werden. Anschließend werden die relevanten Verfahren identifiziert und ggf. die Abarbeitung priorisiert. In Zusammenarbeit mit den zuständigen Mitarbeitern beim Mandanten nehmen wir die relevanten Prozesse auf und dokumentieren diese nach anerkannten Standards. Um weitere Pflichtbestandteile einer Verfahrensdokumentation zu erstellen ist häufig die Zusammenarbeit auch mit der IT-Abteilung oder einem externen IT-Dienstleister erforderlich. Die IT-Verfahren und -Systeme werden durch uns selbstverständlich nicht nur dokumentiert, sondern auch im Hinblick auf die materielle Erfüllung der steuerrechtlichen Anforderungen geprüft. Häufig können wir dabei Prozessschwächen oder –risiken identifizieren, die über die Beurteilung der GoBD-Compliance hinausgehen und weitere Optimierungspotentiale offenbaren. Sofern wir solche Optimierungspotentiale identifizieren, werden diese mit entsprechenden Maßnahmenempfehlungen kommuniziert. So entstehen Mehrwerte, die über die Erstellung der Verfahrensdokumentation und die Einhaltung der Anforderungen der GoBD hinausgehen. Abschließend führen wir die verschiedenen Dokumentationsbestandteile zusammen und führen eine Qualitätskontrolle der gesamten Dokumentation durch.
Eine Verfahrensdokumentation nach GoBD sollte regelmäßig (in der Regel erfolgt dies jährlich) auf ihre Aktualität überprüft werden. Änderungen in Prozessen oder IT-Systemen müssen in der Verfahrensdokumentation nachvollzogen werden. Selbstverständlich stehen wir unseren Mandanten auch nach der erstmaligen Erstellung der Verfahrensdokumentation zur Klärung von Einzelfragen der GoBD mit Rat und Tat zur Seite.
