Einführung der E-Rechnung ab dem Jahr 2025

Ab dem Jahr 2025 wird die E-Rechnung in Deutschland eingeführt. Das Bundesfinanzministerium hat am 15.10.2024 ein umfangreiches Anwendungsschreiben veröffentlicht, das einen Überblick über die Regelungen zur E-Rechnung gibt, Fragen klärt und Beispiele zur Umsetzung darstellt.

Eine „E-Rechnung“ ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt sowie empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Damit wird der Begriff der elektronischen Rechnung neu definiert. Die Bedeutung und der Inhalt der Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinne bleiben allerdings bestehen. Die Neureglungen passen die bisherigen Bedingungen und Pflichten lediglich an das neu gestaltete Format an.

Das elektronische Format muss entweder der europäischen Norm EN 16931 entsprechen oder kann zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger vereinbart werden. Voraussetzung für eine solche Vereinbarung ist, dass das verwendete Format die richtige und vollständige Extraktion der nach dem Umsatzsteuergesetz erforderlichen Angaben ermöglicht, die maschinelle Lesbarkeit gegeben und die Weiterverarbeitung ohne Informationsverluste möglich ist.

Die Art und Weise der Übermittlung der E-Rechnung, z. B. via E-Mail oder elektronischer Schnittstelle, ist freigestellt.

Der Umfang einer ordnungsgemäßen Rechnung wird auch im neuen Format vorgegeben, d. h., alle gesetzlichen Pflichtangaben müssen im strukturierten elektronischen Format enthalten sein. Die eindeutige und leicht nachprüfbare Feststellung der Leistung muss sich aus der E-Rechnung oder deren Anhängen ergeben.

Die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung müssen gewährleistet sein. Erfolgt die Übermittlung mit einer qualifizierten elektronischen Signatur oder in einem zulässigen EDI-Verfahren, ist dies gegeben. Der Unternehmer kann jedoch auch andere innerbetriebliche Kontrollverfahren einsetzen.

Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gelten nur für den strukturierten Teil der E-Rechnung. Dieser muss in seiner ursprünglichen Form vorliegen und die Anforderungen an die Unveränderbarkeit erfüllen. Ferner muss der Finanzverwaltung die maschinelle Auswertbarkeit möglich sein. Etwaige relevante Aufzeichnungen, wie z. B. Buchungsvermerke, sind aufzubewahren.

E-Rechnungen sind künftig bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern auszustellen. Ausgenommen sind Rechnungen über bestimmte steuerfreie Leistungen, Kleinbetragsrechnungen (bis 250 €) und Fahrausweise. Sämtliche Regelungen gelten auch für die Abrechnung im Gutschriftenwege, die Rechnungsstellung im Reverse-Charge-Verfahren sowie bei Reiseleistungen, der Durchschnittsbesteuerung oder Differenzbesteuerung.

Ob es sich bei dem leistenden bzw. empfangenden Unternehmer um einen inländischen Unternehmer handelt, muss der Unternehmer im Rahmen seiner kaufmännischen Sorgfaltspflichten feststellen. Dabei kann die Verwendung der deutschen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder der Wirtschafts-Identifikationsnummer ein Indiz sein. Bei ausländischen Gesellschaften, die in Deutschland lediglich für umsatzsteuerliche Zwecke registriert sind, kann dies jedoch nicht ausreichend sein. Unternehmer sollten daher im Rahmen der Identifikation von Kunden und Lieferanten entsprechende Prozesse einführen.

Die bisher erforderliche Zustimmung des Leistungsempfängers zur Ausstellung einer elektronischen Rechnung entfällt ab dem 1.1.2025. Der Leistungsempfänger kann nicht auf der Ausstellung einer sonstigen Rechnung bestehen.

Ist der Leistungsempfänger nicht im Inland ansässig, kann eine sonstige Rechnung, also eine Papierrechnung oder eine Rechnung in einem anderen elektronischen Format, weiterhin ausgestellt werden. Alternativ darf auch eine E-Rechnung ausgestellt werden, wenn es sich nicht um einen inländischen Umsatz handelt und der ausländische Unternehmer zustimmt.

Die Verpflichtungen zur Ausstellung einer E-Rechnung erfolgen stufenweise:

• Zum 1.1.2025 müssen Unternehmer lediglich die Empfangsbereitschaft, z. B. durch Einrichtung eines E-Mail-Postfachs, sicherstellen.
• Ab dem 1.1.2027 müssen Unternehmen, deren Umsätze im Jahr 2026 mehr als 800.000 € betragen haben, E-Rechnungen ausstellen und versenden.
• Für Unternehmen mit Umsätzen von weniger als 800.000 € gilt eine verlängerte Übergangsfrist; sie müssen erst ab dem 1.1.2028 E-Rechnungen ausstellen und versenden.

Das Anwendungsschreiben des Bundesfinanzministeriums geht weiterhin auf die Rechnungsstellung bei Verträgen und Dauerschuldverhältnissen, bei Anzahlungen sowie im Falle der Rechnungsberichtigung ein:

• Sofern die Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung besteht, muss auch in Fällen, in denen der Vertrag bereits alle umsatzsteuerrechtlich notwendigen Bestandteile einer Rechnung enthält, eine E-Rechnung ausgestellt werden. Der Vertrag kann dann als Anlage eingefügt werden. Bei Dauerschuldverhältnissen muss zumindest für den ersten Teilleistungszeitraum eine E-Rechnung (als Dauerrechnung) ausgestellt werden. Ändern sich die Vertragsbedingungen, muss eine neue E-Rechnung ausgestellt werden.
• Im Falle von Anzahlungen oder Vorauszahlungen sind End- bzw. Restrechnungen zu stellen.
• Rechnungsberichtigungen einer E-Rechnung müssen im gleichen Format erfolgen und unterliegen den sonst gleichen Regelungen wie bisher.

Sofern eine E-Rechnung trotz Verpflichtung nicht ausgestellt wird, sondern eine sonstige Rechnung, ist der Vorsteuerabzug nicht möglich. Jedoch kann die sonstige Rechnung durch Erteilung einer E-Rechnung mit eindeutigem Bezug zur sonstigen Rechnung korrigiert werden. Die Korrektur würde dann auf den Ausstellungszeitpunkt der sonstigen Rechnung zurückwirken.