Ein Mobilitätsbudget bietet Mitarbeitern die Möglichkeit, im Rahmen eines vorher vereinbarten Budgets alternative Verkehrsmittel sowohl für dienstliche als auch für private Fahrten zu nutzen. Unternehmer stellen ihren Mitarbeiter also keinen festen Dienstwagen zur Verfügung, sondern ein flexibles Budget, das auch für umweltfreundliche Verkehrsmittel genutzt werden kann. Dazu zählen z. B. öffentliche Verkehrsmittel (Bus und Bahn), Carsharing oder (Elektro-)Fahrräder. Das Budget kann dabei sogar auf verschiedene Verkehrsmittel aufgeteilt werden.

Als Bemessungsgrundlage für die geplante Pauschalbesteuerung sind die Aufwendungen des Arbeitgebers (einschließlich Umsatzsteuer) zugrunde zu legen, die er für das Mobilitätsbudget der Arbeitnehmer zur Verfügung stellt. Da keine gesonderte Einordnung und Bewertung der Einzelleistungen erforderlich ist, handelt es sich um eine vereinfachte lohnsteuerliche Behandlung von Mobilitätsbudgets durch den Arbeitgeber.

Die pauschale Besteuerung mit 25% ist nur möglich, wenn der Arbeitgeber oder auf seine Veranlassung ein Dritter den Arbeitnehmern zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn Leistungen aus einem Mobilitätsbudget gewährt, soweit die Leistungen den Betrag von 2.400 € im Kalenderjahr nicht übersteigen. Mobilitätsbudget in diesem Sinne ist das den Arbeitnehmern zur Verfügung gestellte Angebot zur Nutzung von außerdienstlichen Mobilitätsleistungen unabhängig vom Verkehrsmittel in Form eines Sachbezugs oder Zuschusses. Dies gilt nicht für Luftfahrzeuge, private Kraftfahrzeuge sowie für Kraftfahrzeuge, die dem Arbeitnehmer dauerhaft überlassen werden einschließlich betrieblicher Kraftfahrzeuge. Eine Pauschalierung nach § 40 Absatz 2 Satz 2 Nummer 1 schließt die Pauschalierung der Lohnsteuer im Zusammenhang mit dem Mobilitätsbudget aus.

Die einzelnen Mobilitätsdienstleistungen können in einem Paket gebündelt werden und vom jeweiligen Mitarbeiter individuell im Rahmen seines Budgets genutzt werden. Für solche Lösungen gibt es externe Dienstleister, die diese zusätzlichen Benefits für Mitarbeiter verwalten. Hier kann teilweise auch das Guthaben über die Monate angesammelt und anschließend für längere Fahrten genutzt werden. 

Es gibt keine gesetzliche Regelung zum Mobilitätsbudget selbst, sodass das Budget im Arbeitsvertrag oder in einer betrieblichen Regelung ausgestaltet werden kann. Hat ein Mitarbeiter einen vertraglich zugesicherten Anspruch auf einen Dienstwagen mit Privatnutzung, kann dieser nur einvernehmlich durch ein Mobilitätsbudget ersetzt werden.

Praxis-Beispiel:
Dem Arbeitnehmer kann ein Mobilitätsbudget von 200 € im Monat zur Verfügung gestellt werden. Der Arbeitnehmer kann z. B. 100 € für Bahntickets verwenden und für 100 € ein Fahrzeug beim örtlichen Carsharing-Anbieter mieten.

Begünstigt ist die Nutzung an sich, nicht dagegen die Erstattung von Einzelkosten (z. B. Treibstoffkosten in Form von Tankkarten, Reparaturleistungen). Begünstigt sind Sachbezüge (z. B. bestimmte zweckgebundene Gutscheine einschließlich entsprechender Gutscheinkarten, digitaler Gutscheine, Gutscheincodes oder Gutscheinapplikationen/-Apps oder entsprechende Geldkarten einschließlich Wertguthabenkarten in Form von Prepaid-Karten) und auch Zuschüsse (Geldleistungen wie z. B. nachträgliche Kostenerstattungen), die einem Arbeitnehmer zur Nutzung von Mobilitätsleistungen und somit zur individuellen Fortbewegung im außerdienstlichen Bereich (insbesondere private Fahrten, Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sowie Familienheimfahrten) gewährt werden. 

Nicht steuerbare oder steuerfreie Arbeitgeberleistungen nach anderen Vorschriften des EStG, z. B. die Sachbezugsfreigrenze von 50 €, die Gewährung eines Job-Tickets oder auch die steuerfreie Überlassung eines betrieblichen Fahrrads, sind nicht in die Bemessungsgrundlage für die Anwendung der Pauschalierungsvorschrift einzubeziehen. Von der neuen Pauschalbesteuerung werden nur solche Leistungen erfasst, die beim Arbeitnehmer dem Grunde nach zu steuerbaren und steuerpflichtigen Einkünften führen. 

Hinweis: Die Pauschalbesteuerung nach dieser Regelung schließt die pauschale Besteuerung mit 30% nach § 37b EStG aus. Hier sind die beiden Regelungen jeweils nur alternativ anwendbar – also entweder 25% bis 2.400 € im Jahr (gilt ab 2025) oder 30% von bis zu 10.000 € (gilt bereits jetzt).

Einem beherrschenden Gesellschafter-Geschäftsführer fließen Einnahmen aus Tantiemeforderungen gegen seine Kapitalgesellschaft bereits bei Fälligkeit zu. Fällig wird der Tantiemeanspruch mit der Feststellung des Jahresabschlusses, sofern die Vertragsparteien keine andere Fälligkeit im Anstellungsvertrag vereinbart haben. Tantiemeforderungen, die in den festgestellten Jahresabschlüssen nicht ausgewiesen sind, fließen dem beherrschenden Gesellschafter-Geschäftsführer nicht zu, auch wenn eine entsprechende Verbindlichkeit nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung in den (festgestellten) Jahresabschlüssen hätte gebildet werden müssen.

Praxis-Beispiel:
Der Kläger ist alleiniger Gesellschafter und Geschäftsführer der GmbH. Nach dem Geschäftsführervertrag erhält der Kläger für seine Tätigkeit ein festes monatliches Bruttogehalt. Des Weiteren ist ihm eine Tantieme in Höhe von 20% des Jahresgewinns zugesagt, die einen Monat nach Feststellung des Jahresabschlusses durch die Gesellschafterversammlung zu zahlen ist. Die Höhe der Tantieme ist auf maximal 30% der Festvergütung begrenzt. Die vereinbarten Tantiemen wurden dem Kläger in den Jahren 2015 bis 2017 weder ausgezahlt noch hatte die GmbH in den Jahresabschlüssen entsprechende Passivposten gebildet.

In seinen Einkommensteuererklärungen gab der Kläger Einnahmen aus nichtselbständiger Arbeit ohne Tantiemen an. Im Anschluss an eine Lohnsteuer-Außenprüfung ging das Finanzamt davon aus, dass auch die nicht ausgezahlten Tantiemen (jeweils in der vereinbarten Höhe von 20% des Gewinns des Vorjahres) vom Kläger als Arbeitslohn zu versteuern seien, und erhöhte die Einkommensteuerfestsetzungen entsprechend. Laut Auffassung des Finanzamts gelten die Tantiemen zum Zeitpunkt der Bilanzerstellung als zugeflossen. Ob sie tatsächlich ausgezahlt worden sind, sei unerheblich, da es der Gesellschafter-Geschäftsführer selbst in der Hand habe, sich die Tantiemen auszahlen zu lassen.

Das Finanzgericht gab dem Kläger Recht, weil vereinbarte, aber nicht ausgezahlte Tantiemen auch einem beherrschenden Gesellschafter-Geschäftsführer nicht zufließen, wenn bei der Gesellschaft keine entsprechende Verbindlichkeit passiviert worden ist und sich die Tantiemen deshalb nicht mindernd auf das Einkommen der Gesellschaft ausgewirkt haben.

Die Feststellungen des Finanzgerichts reichen lt. BFH nicht aus, um entscheiden zu können, ob dem Kläger die Forderungen auf Tantiemeansprüche zugeflossen sind, weil er durch einen Verzicht auf seine Tantiemeansprüche eine verdeckte Einlage in die GmbH erbracht haben könnte. Das Finanzgericht versäumt festzustellen, warum die Tantiemen nicht ausgezahlt bzw. entsprechende Forderungen des Klägers nicht als Verbindlichkeiten passiviert worden sind. 

Tantiemen gehören zum steuerpflichtigen Arbeitslohn. Die Besteuerung setzt allerdings voraus, dass sie dem Arbeitnehmer als sonstiger Bezug zugeflossen sind. Der Zufluss tritt mit der Erlangung der wirtschaftlichen Verfügungsmacht ein. Der BFH geht in ständiger Rechtsprechung davon aus, dass bei beherrschenden Gesellschafter-Geschäftsführern ein Zufluss von Einnahmen auch ohne Zahlung oder Gutschrift vorliegen kann. Danach fließt dem alleinigen oder beherrschenden Gesellschafter eine eindeutige und unbestrittene Forderung gegen seine Kapitalgesellschaft bereits mit deren Fälligkeit zu.

Die GmbH hatte die Tantiemeforderungen des Klägers in ihren Jahresabschlüssen nicht als Verbindlichkeit ausgewiesen. Da die Gesellschafterversammlung der GmbH die Jahresabschlüsse festgestellt hatte, waren die Tantiemeansprüche nicht fällig. Ob diese nach den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung hätten passiviert werden müssen, ist – entgegen der Auffassung des BMF – unerheblich, weil ein Pflichtenverstoß nicht die Fälligkeit einer Tantiemeforderung begründen kann. Daher ist ohne Bedeutung, ob es sich bei der fehlenden Passivierung um einen Buchungsfehler gehandelt hat, oder ob eine Bilanzierung aus anderen Gründen von vornherein nicht in Betracht kam, etwa weil die Tantiemezusage vor der Entstehung der vereinbarten Tantiemeansprüche einvernehmlich aufgehoben worden ist.

Die Feststellungen des Finanzgerichts reichen allerdings nicht aus, um abschließend entscheiden zu können, ob dem Kläger die Forderungswerte der Tantiemeansprüche zugeflossen sind. Das wäre der Fall, wenn er durch einen Verzicht auf seine Tantiemeansprüche eine verdeckte Einlage in die GmbH erbracht hätte.

Überlässt der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer ein betriebliches Fahrrad zur privaten Nutzung, wendet er ihm einen geldwerten Vorteil zu. Dieser geldwerte Vorteil ist wie folgt zu erfassen:

• Die kostenlose Überlassung eines betrieblichen Fahrrads, das kein Kraftfahrzeug ist, ist steuerfrei, wenn der Arbeitgeber dieses zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt.
• Erfolgt die Überlassung nicht zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn und wird das betriebliche Fahrrad erstmals nach dem 31.12.2018 und vor dem 1.1.2031 zur privaten Nutzung überlassen, wird der monatliche Durchschnittswert der privaten Nutzung für die Kalenderjahre ab 1.1.2020 mit 1% des auf volle 100 € abgerundeten Viertels des Listenpreises angesetzt.

Listenpreis ist hier die Preisempfehlung des Herstellers, Importeurs oder Großhändlers im Zeitpunkt der Inbetriebnahme des Fahrrads, einschließlich der Umsatzsteuer. Handelt es sich um ein gebrauchtes Fahrrad, kommt es nicht auf den Zeitpunkt an, zu dem der Arbeitgeber dieses Fahrrad angeschafft, hergestellt oder geleast hat. Mit dem pauschalen 1%-Wert sind alle Privatfahrten, Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sowie Familienheimfahrten im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung erfasst.

• Die Freigrenze von 50 € (vor dem 1.1.2022: 44 €) für Sachbezüge ist nicht anzuwenden.
• Ist der Arbeitgeber eine Fahrradverleihfirma, kann bei der Ermittlung des geldwerten Vorteils der Rabattfreibetrag in Höhe von 1.080 € berücksichtigt werden, wenn die Lohnsteuer nicht pauschal erhoben wird (§ 40 EStG).
• Die vorstehenden Regelungen gelten auch für Elektrofahrräder, wenn sie verkehrsrechtlich als Fahrräder einzuordnen sind (wenn also keine Kennzeichen- und Versicherungspflicht besteht). Ist das Elektrorad als Kfz einzustufen, weil der Motor auch Geschwindigkeiten über 25 km/h unterstützt, gelten dieselben Regelungen, die auch für andere Kfz gelten.

Kostenerstattungen eines kirchlichen Arbeitgebers an seine Beschäftigten für die Erteilung erweiterter Führungszeugnisse, zu deren Einholung der Arbeitgeber zum Zwecke der Prävention gegen sexualisierte Gewalt kirchenrechtlich verpflichtet ist, führen nicht zu Arbeitslohn.

Praxis-Beispiel:
Die Diözese und die ihr zugeordneten Kirchengemeinden, Dienststellen und sonstige Einrichtungen beschäftigen als freie Träger Arbeitnehmer im sozialen Bereich, insbesondere Geistliche, Lehrer, Erzieher und Sozialarbeiter. Die Verordnung zur Prävention gegen sexualisierte Gewalt an Minderjährigen und schutz- oder hilfebedürftigen Erwachsenen für die Diözese enthielt die Bestimmung, dass im regelmäßigen Abstand von 5 Jahren ein erweitertes Führungszeugnis vorzulegen sei. Die Kosten übernahm der kirchliche Arbeitgeber und behandelte sie als lohnsteuerfreie Kostenübernahme. Das Finanzamt führte eine Lohnsteuer-Außenprüfungen durch und vertrat die Auffassung, dass die erstatteten Aufwendungen für die Erteilung von erweiterten Führungszeugnissen als steuerpflichtiger Arbeitslohn zu erfassen seien. Das Finanzamt setzte die Lohnsteuer pauschal mit 25% fest.

Der BFH hat entschieden, dass von den Kostenerstattungen zu Recht keine Lohnsteuer einbehalten wurde. Denn die Erstattung der Aufwendungen für die Einholung der erweiterten Führungszeugnisse hat bei den betroffenen Arbeitnehmern nicht zum Zufluss von Arbeitslohn geführt. Vorteile, die der Arbeitgeber im ganz überwiegend eigenbetrieblichen Interesse gewährt, besitzen keinen Arbeitslohncharakter. Das ist der Fall, wenn sich aus den Begleitumständen wie Anlass, Art und Höhe des Vorteils der jeweils verfolgte betriebliche Zweck ergibt. Steht die betriebliche Zielsetzung ganz im Vordergrund, ist das damit einhergehende eigene Interesse des Arbeitnehmers, den betreffenden Vorteil zu erlangen, zu vernachlässigen.

Vorteile, die sich bei objektiver Würdigung aller Umstände nicht als Entlohnung, sondern lediglich als notwendige Begleiterscheinung betriebsfunktionaler Zielsetzungen erweisen, sind nicht als Arbeitslohn anzusehen. Die Einholung der erweiterten Führungszeugnisse durch die Arbeitnehmer erfolgte hiernach, weil die kirchlichen Rechtsträger, nicht aber die Arbeitnehmer (kirchenrechtlich) dazu verpflichtet waren. Es handelt sich nicht um eine Zuwendung an die Arbeitnehmer, wenn der Arbeitgeber ausschließlich eine eigene, insbesondere nicht gegenüber den Arbeitnehmern bestehende Verpflichtung erfüllt.

Werkstudenten: Für Studierende, die neben ihrem Studium einen Job ausüben, besteht in ihrer Beschäftigung Versicherungsfreiheit in der Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung (Werkstudentenprivileg). Voraussetzung ist, dass das Studium im Vordergrund steht. Werkstudenten sind allerdings rentenversicherungspflichtig und können sich von dieser Versicherungspflicht auch nicht befreien lassen. 

Praktikanten: Für die versicherungsrechtliche Beurteilung von Praktika ist es wichtig, ob es sich um ein freiwilliges Praktikum handelt oder ob der Ausbildungsweg das Praktikum vorschreibt. Außerdem werden Praktika, die vor oder nach dem Studium absolviert werden, anders beurteilt als Praktika, die während des Studiums (Zwischenpraktika) ausgeübt werden. Auch die Tatsache, ob während des Praktikums Arbeitsentgelt gezahlt wird, spielt bei der versicherungs- und beitragsrechtlichen Beurteilung von Vor- oder Nachpraktika eine Rolle.

Schülerjobs: Jugendliche, die eine Schule besuchen, sind in einer Beschäftigung grundsätzlich sozialversicherungspflichtig. Wird eine allgemeinbildende Schule besucht, besteht lediglich in der Arbeitslosenversicherung Versicherungsfreiheit. Handelt es sich um einen Minijob, gelten die Regeln einer geringfügigen Beschäftigung. Bei der versicherungsrechtlichen Beurteilung von Jugendlichen, die die Schule beendet haben, ist die Frage nach Berufsmäßigkeit ihrer Beschäftigung von Bedeutung.

Entgeltunterlagen für Praktika und Jobs während Schule oder Studium: Um die Entgeltabrechnung zu erleichtern und zum Beispiel bei einer Betriebsprüfung alle Unterlagen vorlegen zu können, fügen Arbeitgeber folgende Nachweise den Entgeltunterlagen von Studenten, Schülern und Praktikanten bei:

• Studienbescheinigung oder Schulnachweis
• Kopien von Arbeitsverträgen oder Arbeitsnachweisen, wenn der Student weitere Beschäftigungen ausübt oder innerhalb der letzten zwölf Monate ausgeübt hat
• Gegebenenfalls schriftliche Erklärung des Studenten, dass keine weiteren Beschäftigungen ausgeübt werden
• Im Fall einer befristeten Beschäftigung den Beginn und das Ende der Beschäftigung im Unternehmen (Arbeitsvertrag)
• Im Fall einer Beschäftigung von mehr als 20 Wochenstunden in den Semesterferien: Nachweis der Hochschule über Semesterferienzeiten
• Bei Praktikanten: Nachweis darüber, dass es sich um ein vorgeschriebenes Praktikum handelt

Die Entgeltunterlagen sind seit dem 1.1.2022 grundsätzlich elektronisch zu führen.

Die Umlageverfahren bei Krankheit (U1) und bei Mutterschaft (U2) verringern das finanzielle Risiko für Arbeitgeber, wenn Beschäftigte krank werden oder in Mutterschutz gehen. 

Umlagepflicht für GmbH-Geschäftsführer
Am Umlageverfahren U1 nehmen grundsätzlich alle Unternehmen teil, die regelmäßig nicht mehr als 30 Beschäftigte haben. Ob ein Arbeitgeber zum Umlageverfahren U1 berechtigt ist, prüft er selbst auf Basis der Beschäftigtenzahl des Vorjahres. Teilzeitbeschäftigte werden entsprechend ihrer wöchentlichen Arbeitszeit anteilig gerechnet.

Für GmbH-Geschäftsführer (auch Gesellschafter-Geschäftsführer und Fremdgeschäftsführer) besteht keine Pflicht zur Zahlung der Umlage U1. Sie gehören nicht zur Gruppe der Arbeitnehmer im arbeitsrechtlichen Sinne des Entgeltfortzahlungsgesetzes. Somit haben sie keinen Anspruch auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall. Zudem zählen sie bei der Prüfung, ob ein Unternehmen mehr als 30 Beschäftigte hat, nicht mit.

Am Umlageverfahren U2 nehmen grundsätzlich alle Unternehmen teil, unabhängig von der Beschäftigtenzahl. Für U1 und der U2 gelten somit unterschiedliche Regeln. Beim Mutterschutz (Umlage U2) erhält das Unternehmen Erstattungen aus der Umlagekasse 2 auch für eine GmbH-Geschäftsführerin vor und nach einer Geburt. Das Mutterschutzgesetz bezieht sich hier auf den Beschäftigtenbegriff im Sozialversicherungsrecht. Das gilt auch für eine Fremdgeschäftsführerin oder Minderheits-Gesellschafterin beziehungsweise Minderheits-Geschäftsführerin aufgrund der persönlichen Abhängigkeit in ihrer Beschäftigung. 

Für kurzfristige Beherbergungsleistungen, z. B. in Hotels, gilt der ermäßigte Steuersatz von 7%. Da die Absenkung des ermäßigten Steuersatzes für Speisen nicht verlängert worden ist, gilt ab dem 1.1.2024 für das Frühstück und andere Mahlzeiten insgesamt der Regelsteuersatz von 19%. 

Praxis-Beispiel:
Ein Unternehmer hat seinen Prokuristen zu einem Fortbildungsseminar in Köln angemeldet. Der Prokurist verlässt am 5.2.2024 morgens um 7.00 Uhr seine Wohnung und kehrt dorthin am 6.2.2024 um 17.00 Uhr zurück. Es sind folgende Aufwendungen angefallen:

• Kosten der Bahnfahrt von 49,00 € inklusive 7% Umsatzsteuer = 3,21 € (netto 45,79 €)
• Übernachtungskosten 107,00 € brutto inklusive 7% Umsatzsteuer = 7,00 € (netto 100 €)
• Frühstück 10 € netto zzgl. 1,90 € Umsatzsteuer (19%)

Ab 2024 betragen die Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand bei einer Abwesenheit zwischen 14 und 24 Stunden voraussichtlich 16 € x 2 Tage = 32 €.

Folge: Der Unternehmer kann die Aufwendungen einschließlich des separat ausgewiesenen Frühstückspreises steuerfrei übernehmen. Er kann zusätzlich auch Verpflegungspauschalen, gekürzt um den pauschalen Wert für das Frühstück, steuerfrei erstatten. Die Berechnung sieht wie folgt aus:

Die Übernachtungen mit Frühstück dürfen somit nicht pauschal in einer Summe abgerechnet werden, weil das Frühstück dem Regelsteuersatz von 19 % unterliegt. Stellt der Hotelbetrieb eine Rechnung aus, unterliegen die Übernachtungen mit 7% und seit dem 1.1.2024 die Verpflegung einschließlich Getränke mit 19% der Umsatzsteuer.

Aus Vereinfachungsgründen wird es (auch für Zwecke des Vorsteuerabzugs des Leistungsempfängers) nicht beanstandet, wenn in einem Pauschalangebot enthaltene nicht begünstigte Leistungen in der Rechnung zu einem Sammelposten (z. B. "Business-Package", "Servicepauschale") zusammengefasst und der darauf entfallende Entgeltanteil in einem Betrag ausgewiesen werden. Hierzu gehören z. B. die Abgabe eines Frühstücks, die Nutzung von Kommunikationsnetzen, das Reinigung und das Bügeln von Kleidung, der Schuhputzservice, die Überlassung von Fitnessgeräten und die Überlassung von Plätzen zum Abstellen von Fahrzeugen. Es wird ebenfalls nicht beanstandet, wenn der auf diese Leistungen entfallende Entgeltanteil mit 15% des Pauschalpreises angesetzt wird. Die Vereinfachungsregelung gilt nicht für Leistungen, für die ein gesondertes Entgelt vereinbart worden ist. 

Hinweis: Zu der Frage, ob der vor der Corona-Pandemie geltende Entgeltanteil von 20% des Pauschalpreises seit dem 1.1.2024 wieder anzusetzen ist, hat sich die Finanzverwaltung bisher nicht geäußert. Die Absenkung von 20% auf 15% des Pauschalpreises erfolgte zum 1.7.2020 wegen der Einführung des ermäßigten Steuersatzes für Speisen in der Gastronomie. 

Fazit: Solange Abschnitt 12.16 Abs. 12 UStAE nicht geändert wird, gilt, dass das Business-Package bzw. die Servicepauschale mit 15% des Pauschalpreises zu berechnen ist. Eine rückwirkende Änderung auf 20% dürfte allein aus Vertrauensschutzgründen nicht möglich sein.

Die Vergütungen, die Arbeitnehmer von ihrem Arbeitgeber zur Erstattung von Reisekosten, Umzugskosten oder Mehraufwendungen bei doppelter Haushaltsführung erhalten, sind steuerfrei, soweit sie als Werbungskosten abziehbar sind. Außerdem sind die Zuschüsse steuerfrei,

• die der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer für Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln im Linienverkehr bzw.
• zur Nutzung des Personenfernverkehrs (ohne Luftverkehr)
• zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn leistet,
• soweit sie auf Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sowie zu einem Sammelpunkt oder einem weiträumigen Tätigkeitsgebiet entfallen. 

Die Steuerbefreiung umfasst Arbeitgeberleistungen in Form von unentgeltlichen oder verbilligt überlassenen Fahrberechtigungen (Sachbezüge) und Zuschüssen (Barlohn) des Arbeitgebers zu den Fahrberechtigungen, die der Arbeitnehmer selbst erworben hat (§ 3 Nr. 15 EStG). Hierzu gehören Einzel- und Mehrfahrtenfahrscheine, Zeitkarten, z. B. auch das 49 €-Ticket und Jahrestickets.

Die Steuerbefreiung (§ 3 Nr. 15 EStG) für Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte gilt nur für Arbeitgeberleistungen, die zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbracht werden. Wichtig! Werden insgesamt höhere Zuschüsse gezahlt, als der Arbeitnehmer an Aufwendungen hat, ist der Differenzbetrag als steuerpflichtiger Arbeitslohn zu behandeln. 

Praxis-Beispiel:
Der Arbeitgeber stellt seinem Arbeitnehmer zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn das Deutschland-Ticket zur Verfügung und erhält aufgrund seiner Zuzahlung von mindestens 25% des Kaufpreises vom Verkehrsunternehmen auf den Preis einen Nachlass von 5%.

Der monatlich steuerfreie geldwerte Vorteil ist im Lohnkonto des jeweiligen Arbeitnehmers aufzuzeichnen und mindert beim Arbeitnehmer die Entfernungspauschale, soweit er nicht steuerfrei ist. Der nach § 3 Nr. 15 steuerfreie Jahresbetrag ist in Zeile 17 der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung des jeweiligen Arbeitnehmers anzugeben. Die Sachbezugsfreigrenze und der Rabatt-Freibetrag sind nicht zu berücksichtigen.

Die Minderung der Entfernungspauschale unterbleibt, wenn der Arbeitgeber seine Aufwendungen für das Deutschland-Ticket (im Beispiel: 46,55 €) zulässigerweise mit 25% pauschal besteuert. Die pauschal besteuerten Bezüge sind im Lohnkonto des jeweiligen Arbeitnehmers aufzuzeichnen. Ein Ausweis in der Lohnsteuerbescheinigung ist nicht vorzunehmen. Der Arbeitgeber hat die Wahl, auf die Steuerfreiheit des Jobtickets zu verzichten, indem er die steuerfreien Aufwendungen pauschal mit 25% versteuert. Die pauschale Besteuerung mit 25% führt dazu, dass die beim Arbeitnehmer abzieh-bare Entfernungspauschale nicht gemindert wird.

Nach Erörterung mit den obersten Finanzbehörden der Länder gilt zur Ermittlung der steuerlichen Identifikationsnummer für die elektronische Übermittlung von Lohnsteuerbescheinigungen Folgendes: 

Mit dem Gesetz zur weiteren steuerlichen Förderung der Elektromobilität und zur Änderung weiterer steuerlicher Vorschriften wurde die Abschaffung der elektronischen Transfer-Identifikations-Nummer (eTIN) mit dem Ende des Veranlagungszeitraums 2022 beschlossen. Für die elektronische Übermittlung von Lohnsteuerbescheinigungen ist daher ab dem Veranlagungszeitraum 2023 zwingend die Angabe einer steuerlichen Identifikationsnummer notwendig. 

Hat der Arbeitgeber für den Arbeitnehmer für das Jahr 2022 eine Lohnsteuerbescheinigung übermittelt und versichert der Arbeitgeber, dass das Dienstverhältnis nach Ablauf des Jahres 2022 fortbestanden und der Arbeitnehmer trotz Aufforderung pflichtwidrig seine Identifikationsnummer bisher nicht mitgeteilt hat, teilt das zuständige Finanzamt die Identifikationsnummer des Arbeitnehmers auf formlose schriftliche Anfrage des Arbeitgebers mit.

Wichtig! Die Anfrage hat 

• den Namen,
• das Geburtsdatum,
• die Anschrift

des Arbeitnehmers zu enthalten. Von einer Pflichtwidrigkeit ist auch auszugehen, wenn der Arbeitnehmer der Aufforderung ohne Begründung nicht nachkommt. Eine Mitteilung erfolgt bei Vorliegen der oben genannten Voraussetzungen auch dann, wenn die Identifikationsnummer dem Arbeitnehmer erstmals zuzuteilen ist. Einer Bevollmächtigung oder Zustimmung des Arbeitnehmers bedarf es insoweit nicht. 

Unabhängig davon kann der Arbeitgeber generell die Zuteilung bzw. die Mitteilung der steuerlichen Identifikationsnummer des Arbeitnehmers beim zuständigen Finanzamt beantragen, wenn ihn der Arbeitnehmer hierzu nach § 80 Absatz 1 AO bevollmächtigt hat. Legt der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber die steuerliche Identifikationsnummer schuldhaft nicht vor und kann der Arbeitgeber diese nicht erhalten, hat er regelmäßig die Lohnsteuer nach Steuerklasse VI zu ermitteln. Dies gilt insbesondere für 

• Betriebsrentner und Versorgungsempfänger, die im Ausland ansässig sind und denen die Unterlagen zur Erteilung einer steuerlichen Identifikationsnummer zugeschickt wurden, diese jedoch bisher noch nicht beantragt haben,
• Arbeitnehmer – insbesondere auch aus dem Ausland -, die nur für kurze Zeit vom Arbeitgeber beschäftigt werden und die dem Arbeitgeber ihre steuerliche Identifikationsnummer bisher nicht mitgeteilt haben,
• Zahlungen an Sterbegeldempfänger sowie
• Arbeitnehmer, die sich weigern, dem Arbeitgeber die steuerliche Identifikationsnummer mitzuteilen.

Nur in den Fällen, in denen der Arbeitnehmer die fehlende Mitteilung der steuerlichen Identifikationsnummer nicht zu vertreten hat oder der Arbeitgeber aufgrund von technischen Störungen die steuerliche Identifikationsnummer nicht abrufen kann, kann der Arbeitgeber für die Lohnsteuerberechnung die voraussichtliche Steuerklasse längstens für drei Kalendermonate zu Grunde zu legen.

Unternehmer können betrieblich veranlasste Sachzuwendungen, die zusätzlich zur ohnehin vereinbarten Leistung oder Gegenleistung erbracht werden, und Sachgeschenke pauschal mit 30% versteuern (§ 37b EStG). Bemessungsgrundlage der pauschalen Einkommensteuer sind die Aufwendungen einschließlich Umsatzsteuer. Wichtig! Die Pauschalierung der Einkommensteuer nach § 37b EStG setzt die Steuerpflicht der Sachzuwendungen voraus.

Konsequenz ist, dass unabhängig vom Betriebsausgabenabzug geklärt werden muss, ob das Geschenk beim Empfänger zu einkommensteuerbaren bzw. einkommensteuerpflichtigen Einnahmen führt. Ist das nicht der Fall, scheidet eine pauschale Besteuerung der Sachzuwendungen und Sachgeschenke aus. § 37b EStG begründet keinen Steuertatbestand. Vielmehr handelt es sich um eine besondere Form der Steuererhebung. Es ist daher wie folgt zu unterscheiden:

• Geschenke an Personen, die nicht in Deutschland steuerpflichtig sind, dürfen nicht pauschal versteuert werden.
• Ist der Empfänger des Geschenks ein Unternehmer, der das Geschenk wegen der geschäftlichen Verbindung zum Schenker erhält, führt das Geschenk beim Unternehmer zu steuerpflichtigen Betriebseinnahmen.
• Ist der eigene Arbeitnehmer der Empfänger des Geschenks, kann der Wert durch den Arbeitgeber pauschal versteuert werden, sodass beim Arbeitnehmer kein zusätzlicher Arbeitslohn zu erfassen ist. Hinweis: Aufmerksamkeiten sind und bleiben steuerfrei und werden daher nicht pauschal versteuert.
• Ist der Empfänger Arbeitnehmer in einem anderen Unternehmen, kann das Geschenk nicht als Geschenk an das Unternehmen umgedeutet werden, weil es personengebunden ist. Das Geschenk ist nicht als Arbeitslohn zu erfassen, es sei denn, die Sachzuwendung ist ausnahmsweise als Arbeitslohnzahlung durch einen Dritten (= Schenker) zu behandeln. Ein Zufluss im Rahmen einer anderen Einkunftsart scheidet aus. 

Zuwendungen Dritter als Arbeitslohn: Der Lohnsteuer unterliegt auch der Arbeitslohn, der im Rahmen des Dienstverhältnisses von einem Dritten gewährt wird, wenn der Arbeitgeber weiß oder erkennen kann, dass derartige Vergütungen erbracht werden. Bei der Zuwendung muss es sich also um ein Entgelt "für" eine Leistung handeln, die der Arbeitnehmer im Rahmen des Dienstverhältnisses für seinen Arbeitgeber erbringt, erbracht hat oder erbringen soll. Voraussetzung ist also, dass sie sich für den Arbeitnehmer als „Frucht seiner Arbeit“ für den Arbeitgeber darstellt und im Zusammenhang mit dem Dienstverhältnis steht.

Fazit: Zuwendungen Dritter stellen nur dann Arbeitslohn dar, wenn sie Entlohnungscharakter haben. Der Entlohnungscharakter kann regelmäßig nicht unterstellt werden. Das gilt insbesondere dann, wenn es sich um Sachzuwendungen von geringem Wert handelt, die üblicherweise als Aufmerksamkeiten einzustufen sind (Wertgrenze brutto 60 €).