Arbeitszimmer absetzen: Aufzeichnungen nicht vergessen!
Neues Urteil verschärft Aufzeichnungspflichten für Betriebsausgaben im häuslichen Arbeitszimmer.
Das Hessische Finanzgericht hat in einem Urteil neue Maßstäbe für die steuerliche Abzugsfähigkeit von Kosten für ein häusliches Arbeitszimmer gesetzt: Insbesondere Selbständige und Freiberufler, aber auch Arbeitnehmer, sind betroffen und müssen künftig ihre Ausgaben genau, fortlaufend und zeitnah erfassen. Wer dies versäumt, riskiert die steuerliche Nichtanerkennung der angefallenen Kosten.
Vor allem für Steuerpflichtige, die ihren Gewinn mittels Einnahmen-Überschussrechnung ermitteln, hat diese Entscheidung weitreichende Konsequenzen. Aber auch Arbeitnehmer, die Kosten für ein häusliches Arbeitszimmer in ihrer Einkommensteuererklärung angeben, sollten aufmerksam sein. Nur Aufwendungen, die ordnungsgemäß aufgezeichnet wurden, könnten künftig steuermindernd berücksichtigt werden. Derzeit sei das Verfahren in Revision beim Bundesfinanzhof anhängig, der sich voraussichtlich noch in diesem Jahr damit befassen wird.
Wichtigster Hinweis: Steuerpflichtige, die dieser Tage ihren Steuerbescheid vom Finanzamt erhalten, sollten diesen gründlich prüfen und gegebenenfalls mit Verweis auf das beim BFH anhängige Verfahren einen Einspruch einlegen. Hierfür besteht in der Regel eine Frist von nur einem Monat. Weiterhin sollten Nutzer eines Arbeitszimmers daran denken, alle in diesem laufenden Steuerjahr anfallenden Kosten spätestens jetzt sorgfältig zu erfassen.
Für Selbstständige und Freiberufler gilt nach Auffassung des Gerichts, dass die Kosten für das Arbeitszimmer nicht nur vollständig, sondern auch fortlaufend und getrennt von anderen Betriebsausgaben erfasst werden. Eine bloße Sammlung von Belegen und nachträgliche Aufstellung der Ausgaben – etwa erst zum Zeitpunkt der Steuererklärung – genüge nicht. Zudem sind die Aufzeichnungspflichten für alle relevanten Kostenarten, einschließlich Abschreibungen, einheitlich zu führen. Einzelne Kosten wie AfA dürfen nicht in separaten Listen erfasst werden, da dies die steuerliche Überprüfung erschwert. Dies sei, so das Hessische Finanzgericht, eine zentrale Voraussetzung für den steuerlichen Betriebsausgabenabzug.
Für Arbeitnehmer, die ein häusliches Arbeitszimmer gemäß der geltenden Definition nutzen, sind die Aufzeichnungspflichten weniger streng, aber auch sie sollten sich an den Maßgaben „zeitnah, genau und fortlaufend“ orientieren. Beispielsweise bedeutet „zeitnah“ laut Auffassung des Gerichts, dass die Kosten idealerweise monatlich, mindestens jedoch quartalsweise aufgelistet werden. Dabei sollten beispielsweise auch Mietkosten, Nebenkosten und anteilige Strom- und Heizkosten aufgeführt werden. Auch Schätzwerte anhand der Vorjahresrechnungen werden akzeptiert, sofern sie glaubhaft sind. Belege und Nachweise wie Rechnungen für Möbel, Technik und anteilige Kosten für Miete und Nebenkosten sollten mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden.
Wichtig ist: Arbeitnehmer können die Kosten für ein häusliches Arbeitszimmer nur dann in voller Höhe steuerlich geltend machen, wenn es den Mittelpunkt ihrer beruflichen Tätigkeit darstellt. Hierbei muss es sich um einen abgetrennten Raum handeln und die private Nutzung muss fast ausgeschlossen sein.
